Kebijakan Privasi | Paperless Office UIN Jakarta

Tanggal Berlaku: 1 Oktober 2024 • Terakhir Diperbarui: 9 Oktober 2026
Aplikasi resmi persuratan dinas digital UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ("kami") berkomitmen untuk melindungi dan menghargai privasi data pengguna aplikasi mobile Paperless Office (selanjutnya disebut "Aplikasi" atau "UIN PLO"). Dokumen Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan menjaga informasi pribadi serta data perangkat Anda saat menggunakan Aplikasi ini.

1. Informasi yang Kami Kumpulkan

Aplikasi ini mengumpulkan informasi yang diperlukan untuk mendukung proses administrasi persuratan dinas dan persetujuan naskah dinas di lingkungan kampus:

Data Identitas & Akun: Nama lengkap, alamat email institusi (@uinjkt.ac.id), Nomor Induk Pegawai (NIP), jabatan, dan unit kerja yang diperoleh melalui autentikasi Single Sign-On (SSO E-Semesta UIN Jakarta).
Tanda Tangan Digital: Kanvas tanda tangan digital yang dibubuhkan pengguna secara mandiri pada profil aplikasi untuk verifikasi persetujuan atau disposisi dokumen.
Data Dokumen & Disposisi: Konten surat dinas, nomor surat, perihal, riwayat alur disposisi, catatan persetujuan naskah dinas, dan berkas lampiran (format PDF/gambar).
Data Perangkat & Notifikasi: Token Firebase Cloud Messaging (FCM), tipe sistem operasi (Android/iOS), dan model perangkat yang semata-mata digunakan untuk mengirimkan pemberitahuan (push notification) surat masuk atau disposisi penting.

2. Penggunaan Informasi

Informasi yang dikumpulkan digunakan semata-mata untuk tujuan operasional kedinasan UIN Jakarta, antara lain:

Mengidentifikasi dan memverifikasi akses ke sistem persuratan dinas universitas.
Memfasilitasi alur disposisi dokumen antar pejabat, pimpinan unit, dan staf.
Menampilkan riwayat persetujuan (*approval workflow*) dan pelacakan surat keluar.
Mengirimkan notifikasi waktu-nyata (*real-time push notifications*) saat ada surat dinas atau instruksi baru.
Memungkinkan pengguna melihat (*preview*) dan mengunduh berkas lampiran resmi.

3. Penggunaan Layanan Pihak Ketiga

Aplikasi ini menggunakan layanan pihak ketiga yang aman dan terpercaya guna mendukung performa notifikasi:

Google Firebase Cloud Messaging (FCM): Digunakan untuk menyalurkan notifikasi push ke perangkat Anda. Kebijakan privasi Google dapat dilihat di Google Privacy Policy.

Kami tidak pernah menyematkan pelacak iklan pihak ketiga (seperti Google AdMob, Facebook Ads, atau SDK analitik komersial) ke dalam Aplikasi.

4. Keamanan dan Penyimpanan Data

Kami menjaga keamanan informasi Anda dengan standar keamanan tinggi:

Enkripsi Jaringan: Seluruh komunikasi antara Aplikasi dan server dilindungi dengan enkripsi Transport Layer Security (TLS/HTTPS).
Penyimpanan Aman di Perangkat: Token autentikasi disimpan secara terenkripsi menggunakan Android Keystore dan iOS Keychain melalui teknologi penyimpanan aman bawaan OS.
Penyimpanan Server: Seluruh basis data persuratan dan berkas disimpan di pusat data resmi milik UIN Syarif Hidayatullah Jakarta (Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data - PUSTIPANDA).

5. Pembagian Data kepada Pihak Luar

Kami tidak menjual, memperdagangkan, menyewakan, atau membagikan data pribadi maupun isi surat dinas pengguna kepada pihak luar untuk keperluan komersial, pemasaran, atau iklan apa pun.

Data persuratan hanya diakses oleh pengguna dan unit kerja yang memiliki hak akses kedinasan resmi di lingkungan UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

6. Retensi dan Penghapusan Data

Data akun dan riwayat surat dinas disimpan selama pengguna berstatus aktif sebagai sivitas akademika, tenaga kependidikan, atau pejabat struktural di UIN Syarif Hidayatullah Jakarta sesuai dengan peraturan arsip dan kepegawaian institusi.

Pengguna dapat memperbarui tanda tangan digital dan profil langsung dari menu Pengaturan Akun di Aplikasi, atau mengajukan permohonan penghapusan sesi dan token perangkat melalui administrator Pustipanda.

7. Privasi Anak-Anak

Aplikasi ini ditujukan khusus untuk keperluan kedinasan dosen, tenaga kependidikan, dan pejabat struktural. Aplikasi ini tidak menargetkan dan tidak secara sadar mengumpulkan data dari anak-anak di bawah usia 13 tahun.

8. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan regulasi atau perkembangan fitur Aplikasi. Perubahan akan diumumkan melalui laman ini dengan memperbarui tanggal "Terakhir Diperbarui".

9. Kontak Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi ini atau pengelolaan data pada aplikasi Paperless Office, silakan hubungi:

Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PUSTIPANDA)

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Jl. Ir. H. Djuanda No. 95, Ciputat, Tangerang Selatan 15412

Email: pustipanda@uinjkt.ac.id

Website: https://uinjkt.ac.id / https://paperless.uinjkt.ac.id

Effective Date: October 1, 2024 • Last Updated: October 9, 2026
Official digital correspondence application of Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta ("we", "our", or "us") is committed to protecting and respecting the privacy of users of the Paperless Office mobile application (hereinafter referred to as the "App" or "UIN PLO"). This Privacy Policy describes how we collect, use, store, and safeguard your personal information and device data when you use the App.

1. Information We Collect

The App collects information required to support internal administrative correspondence and document approval workflows:

Account & Identity Data: Full name, institutional email address (@uinjkt.ac.id), Employee ID (NIP), position, and work unit obtained via Single Sign-On (UIN Jakarta E-Semesta Keycloak SSO).
Digital Signature: Digital signature drawn voluntarily by the user on the profile canvas for document disposition and authorization verification.
Correspondence & Document Data: Official letters, letter numbers, subject, disposition logs, approval feedback, and attached files (PDF/images).
Device & Notification Data: Firebase Cloud Messaging (FCM) registration token, OS type (Android/iOS), and device model strictly utilized to deliver push notifications for incoming correspondence and tasks.

2. How We Use Information

Collected information is used exclusively for institutional and official operational purposes at UIN Jakarta, including:

Authenticating and authorizing access to the institutional correspondence system.
Facilitating the letter disposition pipeline between leaders, work units, and staff members.
Presenting approval workflows and tracking document deliveries.
Delivering real-time push notifications regarding urgent letters or assignments.
Enabling users to preview and download official attached documents.

3. Third-Party Services

The App utilizes trusted third-party services strictly to enable notification delivery:

Google Firebase Cloud Messaging (FCM): Used to deliver push notifications to your mobile device. Refer to the Google Privacy Policy for further details.

We do not include any third-party advertising SDKs, commercial trackers, or marketing analytics tools.

4. Data Security and Storage

We implement stringent technical measures to protect your data:

Network Encryption: All client-server communications are encrypted via Transport Layer Security (TLS/HTTPS).
Secure On-Device Storage: Auth tokens are stored encrypted using Android Keystore and iOS Keychain.
Secure Server Hosting: All data and documents are stored on internal data center infrastructure managed by UIN Jakarta (PUSTIPANDA).

5. Information Sharing and Disclosure

We do not sell, rent, trade, or share user personal data or confidential correspondence with third parties for commercial or advertising purposes.

Correspondence data is strictly restricted to authorized institutional personnel within UIN Syarif Hidayatullah Jakarta.

6. Data Retention and Deletion

Account and correspondence records are retained for as long as the user remains an active faculty member, employee, or official at UIN Syarif Hidayatullah Jakarta in accordance with statutory archival regulations.

Users can update their digital signature and profile through the in-app settings, or request session removal through the PUSTIPANDA helpdesk.

7. Children's Privacy

The App is strictly intended for institutional correspondence among university staff and faculty. It does not target or knowingly collect personal information from children under the age of 13.

8. Changes to This Privacy Policy

We may update our Privacy Policy periodically. Any revisions will be published on this page with an updated "Last Updated" timestamp.

9. Contact Us

If you have any questions or concerns regarding this Privacy Policy, please contact:

Pusat Teknologi Informasi dan Pangkalan Data (PUSTIPANDA)

UIN Syarif Hidayatullah Jakarta

Jl. Ir. H. Djuanda No. 95, Ciputat, South Tangerang 15412, Indonesia

Email: pustipanda@uinjkt.ac.id

Website: https://uinjkt.ac.id / https://paperless.uinjkt.ac.id